ניהול משרדים הינו אחד התחומים המאתגרים ביותר עבור חברת ניהול ואחזקה. מתחם משרדים דורש התעסקות עם כל מגוון התחומים הקשורים לניהול בנייני משרדים. וכן תוספות יחודיות של פעילות ומערכות הרלוונטיות ספציפית למתחם זה. רמת השירות והזמינות הנדרשים לניהול מתחם משרדים ועסקים הינה גבוהים יותר מאלה של מבנה מגורים. חברת ויגרופ ניהול ואחזקת מבנים בעלת ידע וניסיון בתחומי ניהול ואחזקה מקצועית וניהולית. בשל כך ויגרופ תוכל לתת שירותים משביעי רצון במחירים תחרותיים לאלה של החברות אחרות בתחום.
בעלי עסקים למיניהם קטנים וגדולים, בעלי מקצוע חופשיים וחברות בכל הגדלים קונים ושוכרים משרדים. המטרה לנהל משם את העסק ולאפשר לעובדים ולמבקרים לנוע בחופשיות ובנוחות במתחם. כאן מגיעה תפקידה של חברה לניהול משרדים, שנדרשת לפעול לטובת ניהול המשרדים על כל המשתמע מכך. מטרת החברה הינה לנהל בצורה שקופה ובביטחה את משימות התחזוקה ולאפשר חיי עבודה תקינים במתחם.
חברת ניהול בנייני משרדים שמה דגש רב על תקינות מלאה של המערכות שקיימות במתחם. מערכות שנעשה בהן שימוש יומיומי ע׳׳י בעלי הנכסים והמבקרים במטרה לאפשר ניהול עסקים כנדרש. ישנן כמה מערכות בולטות בעניין זה, כמה מהן מוכרים לכם אבל לרוב אין ניסיון כיצד לתפעל אותן. מערכות ניהול החניון, המעליות, החשמל, מערכות הדלתות האוטומטיות והאבטחה למיניהן. כל פגיעה בזמינות מערכות אלו דינה פגיעה עסקית בהתנהלות העסקים במשרד. לכן, ישנה חשיבות לוודא את תקינותם, לנסות ולמנוע ככל האפשר תקלות. אילו כאשר קורת תקלה, נדרש לטפל בה ולתת פיתרון במהירות האפשרית. פיתרון יכול להיות על ידי איש אחזקה במקום או חברה שנמצאת בכוננות 24/7
ניהול מגדלי משרדים דורש גם הקפדה על הנראות של בניין המשרדים, סביבתו והשטח הציבורי בו. חברת ניהול משרדים צריכה לפעול ליצירת סביבת עבודה יפה, נקיה, מטופח, מוארת ומרשימה לכל מבקרי הבניין. לצורך כך יש לוודא שכל האמצעים הנדרשים לכך קיימים ועובדים. זאת ועוד שמבוצע סבב ניקיון מספק בכל השטחים הציבורים לרבות השירותים ומתחמי אוכל, זאת על מנת לוודא ולפקח שהסדר והניקיון נשמרים.ישנם מספר אלמנטים לשיפור חזות המשרדים והשטחים הציבוריים שכדאי לשקול ולהשקיע בהם כדלקמן: שימוש בצמחיה טבעית וצמחיה מלאכותית במיקומים הנכונים, פחי אשפה איכותיים וייצוגיים, שילוב של דשא סינטטי במרחבים ומרפסות, ספסלים ושמשיות במרפסות ומתחמים פתוחים, פינות אוכל ופינות עישון מסודרות. בנוסף, רצוי לשקול לשלב גם אלמנטים יוקרתיים יותר כגון תערוכת ציור של אומנים על מנת שתקשט את הקירות ותתחלף מדי פעם, אקווריום מרשים, נברשות מיוחדות שיוצבו בלובי ובמקומות ראשיים בבניין .
המטרה ליצר אוירה נעימה וביתית תוך מענה פונקציונאלי לכל הדרישות של בעלי הנכסים והמבקרים בבניין המשרדים.
הריח הינו מרכיב חשוב ועיקרי ביצירת אוירה נעימה. כיום ישנם פתרונות בישום מגוונים שיכולים לתת מענה של ריח בכל השטחים הנדרשים לרבות הגדולים מביניהם. יש לעשות שימוש בחומרי ניקיון איכותיים בעלי ריח מתאים לאורך זמן.
ישנן דרישות רבות ומשמעותיות בכל מה שקשור לניהול משרדים. הן בהיבט המערכות והן בהיבט התשתיות בהן כגון: כיבוי אש, חשמל, מים, בטיחות ועוד. הם חשובים מאוד וחייבים להתבצע. אך, רובם אינם גלויים לעיני המתבונן. מה שיותר בולט ויש לשים עליו דגש אלו שלמות ותקינות הרצפה, המדרכות, הקירות הן בהיבט צבע והן בהיבט לכלוך, סדקים ורטיבות. חברת ניהול ואחזקת מבנים תשים דגש על כך כדי שבנין המשרדים יראה כחדש ומטופח, כזה שיכבד את בעלי הנכסים ואת האורחים.
ניהול משרדים חייב להיות תחת השגחה צמודה במשרה מלאה או חלקית בהתאם לגודל המתחם ומורכבותו. חברת ניהול ואחזקת מבנים חייבת לתכנן מראש את היקף ההשקעה הנדרש של כוח אדם. על החברה לתחזק בצורה תקינה את המתחם ולבצע סריקה יומיומית. בנוסף, לתת מענה מהיר ומקצועי לכל דבר שיצוץ. מתחם ציבורי דורש גם תיקונים, שיפוצים ושיפורים כל הזמן. לשם כך, צריך להפעיל את איש האחזקה או אפילו צוות אחזקה במטרה לתת מענה כנדרש.
תיקון מוקדם לכל מה שקשור לבלאי טבעי יכול לחסוך אלפי ועשרות אלפי שקלים. בלאי טבעי כגון: קילוף בקיר, סימני רטיבות מנזילה שצריך לתקן לפני שיחמיר, עובש וריחות רעים. יש לקחת זאת בחשבון כשבונים את הצוות לטיפול בבניין לפי מצבו, חדש או ישן עד כדי ישן מאוד ו/או מוזנח.
משרד נקי, מסודר ונעים משדר איכות, רצינות ומקצועיות למבקרים וללקוחות הפוקדים אותו. ישנה חשיבות להקפיד גם על השטח שבתוך המשרד. מהרגע שבו עוברים את הדלת מהשטח הציבורי לשטח הפרטי מומלץ שיהיה נקי מאוד. חברת ניהול מבנים שמבצעת ניהול משרדים מציעה גם שירותים דומים לאלו אותם היא מבצעת בשטח הציבורי בבניין גם עבור השטחים הפרטיים של בעלי המשרדים. יש לשקול להזמין ממנה שירותים אלו וכך לקבל אחריות מקצה לקצה מגורם שנמצא תמיד בשטח הבניין ויש לו מחויבות וזמינות גבוהים יותר מכל גורם חיצוני אחר שתחליטו להביא מבחוץ. השירות הקלסי שכל משרד פרטי צריך זה ניקיון ואחזקה בסיסית של המשרד ואלה שירותים שחברת ניהול ואחזקה מומחית בהם, יש לה את הצוות במקום שיכול לתת מענה בזמן גם למקרים חריגים.
סל השירותים שיקבע בין חברת ניהול ואחזקת מבנים לבין הלקוח שמעונין בניהול המשרד הפרטי שלו יכול להכיל גם מגוון עבודות אחזקה מעבר לניקיון שוטף. דוגמא לשירותים נוספים שרלוונטיים גם לשטחים הפרטיים וציבוריים הם ביצוע פוליש לרצפה שתיראה במיטבה מבריקה ונוצצת, ניקוי שטיחים ווילונות, צביעה מחדש אשר נותנת מראה חדש ומרענן לעיניים של קירות ותקרות.
ישנם דרישות רבות לביצוע טיפולים וביקורות למערכות ותשתיות במבנים. בנוסף, במקרה של ניהול משרדים ישנם דרישות מחמירות יותר בכל הנוגע לבטיחות ושמירת חיי אדם. כאשר מדובר בבניין ציבורי שעוברים בו כמות גדולה של אנשים הדרישות הן רבות וחשובות.
חברות ניהול משרדים נדרשות לבצע את כלל הטיפולים והביקורות במתחם המשרדים. בדגש על מערכות ציוד כיבוי אש, מערכות חשמל, מתקני מים, מעליות ועוד. היות ומדובר על מבנה ציבורי אזי קיים יותר שימוש ושחיקה של מרכיבי תשתית. וכן מקרים של גנבות וונדליזם שחשוב לזהות ולטפל בהם. יש לשים לב שברגע שמתגלה ליקוי כלשהו הוא יטופל במהירות על מנת להבטיח עמידה בתקנים ולהבטחת רציפות עסקית בניהול משרדים ועסקים.
במסגרת הפעילות השוטפת יש לשים דגש על כל ענין האשפה, פינוי פחים מספר פעמים ביום בהתאם לצורך. זאת על מנת למנוע גלישה ונפילת חפצים שעלולים להוות סיכון. פעולות כגון: פינוי קרטונים ואריזות ממקומות ציבוריים שלעיתים משאירים בשטח ודאגה לסביבת האשפה שתפונה בזמן על ידי העיריה. חדר האשפה אמור להיות נקי במיוחד אם מדובר על דחסנית אשפה שדורשת טיפול צמוד אחרת תהפוך למפגע תברואתי. יש לשים דגש על הדברה מונעת כנגד מקקים, נמלים וחרקים. במיוחד לפני תחילת הקיץ הדבר חשוב בכדי למנוע מצב של חרקים במבנה. מפגע יונים הוא ענין נוסף שיש לשים עליו דגש ולדאוג לרשתות ודוקרנים היכן שנדרש.
חלק משמעותי בהסכם השירות בין חברת ניהול ואחזקת מבנים לצורך ניהול משרדים הוא הניקיון החיצוני של המבנה. בשנים האחרונות נבנים בנייני משרדים גבוהים המשלבים חומרים שונים בבניה ובין השאר הרבה זכוכיות חיצוניות המכסות שטחים רבים חיצוניים בבניין. כדי לנקות אותה ולתת למבנה את הברק והיופי אין ברירה אלא לבצע ניקוי חיצוני בסנפלינג. דבר שאינו זול אך חובה לאור העובדה שהמעטפת החיצונית של הבניין סופגת לכלוך רב של פיח ואבק אותם חייבים לנקות כל מספר חודשים. חברת ניהול ואחזקת מבנים נדרשת להעסיק לצורך הניקוי רק חברות שיש להן הסמכה לעבודה בגובה אשר מתמחות בתחום זה. כל זאת בד בבד עם תנאי אחד מחמיר של עמידה בכל כללי הבטיחות.
אף פעם לא מזיק לשלב בין תחזוקה ונראות לבין חיסכון. התקנה של גופי תאורה יפים בשילוב שימוש בנורות חסכוניות הינם צעדים מומלצים. עוד בעניין חיסכון ותחזוקה – חשוב להקפיד על ניקוי הפילטרים של המזגנים לפחות פעם בחודש ,אפילו פעם בשבועיים. בצורה כזאת מייעלים את פעילות המזגן, חוסכים בחשמל וחוסכים כסף.
אחזקת בניין משרדים וניהולו דורשת השקעה רבה של משאבים וכספים, חלקם הינם הוצאות שניתנות לשליטה על ידי צוות העובדים המקומי של חברת הניהול. אחת ההוצאות הגבוהות ביותר בבנים משרדים היא חשמל. ישנן מגוון פעילויות שחברת הניהול יכולה לעשות כחלק מניהול משרדים להקטנת הוצאה זאת: החלפת גופים בזבזנים בחשמל לגופי לד חסכוניים, התקנת גלאי תנועה להפעלה חכמה של תאורה, כיוון שעוני הפעלה אוטומטיים (שעוני שבת) שיפעלו בדיוק בשעות שנדרש ולא מעבר. בנוסף, במידה והתאורה תלויה בשקיעה ובזריחה ניתן להפעיל אותה על בסיס פוטו-צל שמזהה חשיכה ומדליק אוטומטית את התאורה או לחילופין על פי שעון אסטרונומי שיודע בדיוק זמני שקיעה וזריחה.
ישנן מערכות חשמל ואלקטרוניקה בבניין משרדים שביצוע טיפול שוטף נכון ישיג שתי מטרות חשובות- חסכון בעלויות ואורך חיים ארוך יותר למערכות. לדוגמא: ניקוי פילטרים מייעל את עבודת המזגן וחוסך חשמל, ניקוי מאווררים בארונות חשמל מקטין חום ומשפר נצילות מערכות, ביצוע טיפולים תקופתיים לגנרטור אשר יבטיח את פעולתו התקינה בעת חירום ויבטיח שמנועו יפעל בנצילות מירבית
משבר הקורונה אשר פוקד אותנו משפיע מאוד על ההתנהלות בניהול משרדים לעומת ניהול מבני מגורים. בתקופת הקורונה הרבה חברות ועסקים צמצמו את כמות העובדים במשרדים, עברו לעבוד מהבית ובימי הסגר אף סגרו לחלוטין את הפעילות. הדבר הוביל לירידה בכמות העסקים והמשרדים הפעילים בבנייני משרדים, עקב כך קיים קושי אובייקטיבי לשלם דמי ניהול בזמן שהעסק סגור ולכן נוצר לחץ להורדת דמי הניהול על ידי בעלי הנכסים. חברת ניהול משרדים נדרשת להיות קשובה לעניין זה ולמצוא דרכים יצירתיות לחסוך עבור בעלי ודיירי המשרדים.
חברת ניהול נדרשת לבצע התאמה בין היקף ההשקעה בניהול הבניין משרדים אל מול הצמצום בצרכים החדשים עקב הקורונה. יש לעבור על כל תוכנית הפעילות המתבצעת בבניין ולצמצם הוצאות – לסגור שטחים שלמים שאינם בשימוש או שניתן למצמצם, לסגור חלקים או קומות בחניון, לסגור חדרים מיותרים למשל חלק מחדרי שירותים ולחסוך עלויות ישירות של אנשי אחזקה, ניקיון ושמירה, הוצאות חשמל על תאורה, הוצאות על מערכות מיזוג אויר. יש לעשות מיפוי לכלל המערכות בבניין ולבחון אפשרויות לצמצום בפעולתם. לדוגמא ניתן לשקול לבצע השבתה חלקית של חלק ממערכות מיזוג אויר, משאבות מים ואף חלק מהמעליות.
מאמצי חברת ניהול משרדים לצמצום ככל שניתן בפעילות יביאו להקטנת הוצאות הניהול של בעלי ודיירי המשרדים. יש מקום גם לתת הנחה מיוחדת בעלות הניהול עצמה כחלק מהמאמץ לאפשר לעסקים לשרוד את תקופת הקורונה. אין ספק שחברת ניהול משרדים שתצליח לעשות שינוי משמעותי בעלויות הניהול ואחזקת משרדים תזכה להערכה רבה של בעלי ודיירי המשרדים והם יזכרו לה זאת בחיוב בעתיד.
ניהול בנייני משרדים הוא שירות מקצועי המסופק על ידי חברה אשר בעלת יכולת לנהל מספר רב של פעולות או ספקים רבים בתחום התחזוקה. מטרת החברה היא להבטיח בטיחות, שקט, ויעילות במבני המשרדים.
חברת ניהול מלבד עניין התחזוקה, יכולה לעזור בהוצאות במתחם. לדוגמא, צמצום עלויות החשמל. על ידי החלפת תאורה חסכונית, התקנת גלאי תנועה, ניתן לחסוך ולצמצום הוצאות החשמל על תאורה ועוד. מוזמנים להזמין אותנו לסיור במשרדים.
כאשר בוחרים בחברת ניהול משרדים, יש אפשרות לאחריות מלאה או חלקית. אך לרוב, אחריות החברה תהיה על כל המתקנים כמו כיבוי האש, החשמל, מערכת המים, תקינות הרצפה והמרצפות, צבע הקירות ועוד. כאשר בונים חוזה, מדגישים את כל המתקנים שהחברה תהיה אחראית עליהם ורק לאחר מכן חותמים.
בניה וקידום אתר – מוקה קריאייטיב בע"מ
© כל הזכויות שמורות לויגרופ 2021 | ט.ל.ח
קבלו מדריך במתנה לועדי בתים לניהול הבניין בראש שקט
