חברת ניהול בתים משותפים

תוכן עניינים

איך בוחרים חברת ניהול בתים משותפים?

בחירת חברת ניהול ועד בית או בשמה הנוסף חברת ניהול בתים משותפים הינה מהותית יותר מבחירת חברת ניהול ואחזקת מבנים היות והתלות בחברה גדל ככל שנותנים לה יותר אחריות וסמכויות במקום ועד הבית. משכך, יש לשים לב למגוון רחב של נושאים לפני שבוחרים סופית וחותמים הסכם עם חברת הניהול. ישנם דגשים הקשורים גם להסכם הניהול ואנו נתייחס אליהם בהמשך. להלן נפרט את הנושאים המרכזיים שחשוב שתבררו ותבחנו לפני בחירת חברת ניהול בתים משותפים:

  • גמישות –  פרמטר זה הינו מבין החשובים לבחירת חברת ניהול בתים משותפים. מכיוון שמדובר על שירות בעל תכולה מגוונת ורצון לתפור את חבילת השירות לצרכי הבניין. ישנו צורך בגמישות של חברת ניהול ואחזקת בניינים להתאים את עצמה לצרכי הבניין הספציפי שלכם ולהציע לכם את סל השירותים על פי בחירתכם, תוך הצגת מגוון האפשרויות מתוך סל שירותים קיים וקבלת החלטה משותפת מה לכלול בשירות ובאיזה עלות בהתאם.
  • תוכנית עבודה אופטימלית– לאור העובדה שועד הבית מעוניין לצמצם את פעילותו בבניין ישנה חשיבות רבה להגדיר במדויק את תדירות הבדיקות והסיורים התקופתיים שחברת ניהול בתים משותפים תבצע בבניין כדי להשגיח על הנעשה בו ולמלא את תחומי הפעילות שנעשו על ידי ועד הבית. יש לשקול מהי רמת השירות והמענה האופטימלי שיתן מענה לצרכים בעלות מול תועלת טובה.
  • הגינות– כאשר שבוחרים להעביר לחברת ניהול בתים משותפים חיצונית ומפקידים בידיה את כספי הדיירים וסמכויות נוספות ישנה חשיבות לבחור בחברת ניהול ואחזקת מבנים מוכרת בשוק ובעלת ממליצים שיכולים להעיד על הגינותה ואופן פעולתה בשקיפות עבור ועד הבית והדיירים. זהו הפרמטר הכי בסיסי וחשוב על מנת ליצור מערכת יחסים טובה לאורך שנים ולמנוע עוגמת נפש ונזקים בעתיד.
  • סל שירותים מלא – במסגרת תהליך העברת הסמכויות לחברת ניהול בתים משותפים מתקבלות החלטות על נקודת ההתחלה של קשרי העבודה עם החברה. אך, ישנו סיכוי שלאורך זמן יורחבו הסמכויות של החברה. לכן, חשוב לוודא מראש שהחברה מסוגלת לקחת על עצמה את ניהול ועד הבית בצורה מלאה ולכלול את כלל השירותים הנדרשים לשביעות רצון הדיירים מהתכולה. לדוגמ יתכן ואף דייר לא ירצה להיות מעורב בניהול ועד הבית ולכן יוחלט שחברת ניהול ועד בית תנהל גם את החשבון בנק של הועד. משכך, יש לוודא מראש שהיא מסוגלת לעשות זאת. 
  • שקיפות– ישנה חשיבות עליונה שחברת ניהול בתים משותפים תשתף את ועד הבית והדיירים בנעשה בבניין ובאופן ניצול הכספים. בהתאם לתכולת העבודה שנקבעה נדרש לקבוע, למשל אחת לרבעון, שחברת הניהול תפרסם לכלל הדיירים דו"ח מפורט וברור הנוגע לפעולתה השוטפת, מאזן הכספים בקופה, נושאים חריגים ופרויקטים שבוצעו. כמובן שיש לפרט נושאים במעקב שהיו בתקופת הדיווח הקודמת או שיטופלו בתקופת הדיווח הבאה. 
  • זמינות –  חברת ניהול בתים משותפים נמדדת לא רק בשוטף ובשגרה אלא ברגעים הקשים כשיש סתימה בצינור ביוב ציבורי או כשיש הפסקת החשמל או מים בבניין. ישנה חשיבות גבוהה מאוד להגדיר את השירותים שיינתנו במקרה של תקלות דחופות וקריטיות בכל שעות היממה. ככל שועד הבית פחות מעורב ופחות מוכן לתת כתף ולסייע כך תהיינה חשיבות שחברת הניהול ועד בית תיקח אחריות 24 שעות ביממה על כל הנושאים בבניין ותגיב בהתאם לדחיפותם.
  • שירותיות – חברת ניהול בתים משותפים הינה חברת שירות ועל כן הבסיס בפעילותה הוא שירותיות לשביעות רצון הדיירים וועד הבית. יש לוודא שעומד לשימוש הדיירים מוקד שירות לקוחות מקצועי הנותן מענה איכותי באפיקי תקשורת מקובלים כגון: וואטסאפ, שיחות טלפון ולבסוף שהנהלת החברה תהיה בקשר יישר עם נציגי הועד למקרה הצורך. ישנם פרמטרים חשובים שעליהם מוקד השירות נמדד והם מתן שירות אדיב, מהיר, אמין, ומקצועי. 
  • מקצועיות– חברת ניהול בתים משותפים נדרשת לספק שירותים באופן מקצועי ומהיר עם מינימום הפרעה לדיירי הבניין באופן איכותי והוגן במחיר. לצורך כך היא נדרשת ליצר רשת שיתופי פעולה וקשרי עבודה עם מגוון בעלי מקצוע, ספקים ונותני שירות בעלי ידע וניסיון אשר יהיו מסוגלים לתת שירות בבניין בכל מועד שיידרש בהתאם לשביעות רצון הדיירים. ויגרופ עושה שימוש במערך שהקימה המכיל בעלי מקצוע מחויבים מקצועית, הם נמצאים תחת פיקוח ומעקב על מנת שהעבודה תבוצע על הצד הטוב ביותר. 

 

ההבדל בין ניהול בניין ותיק לניהול בניין חדש

חברת ניהול בתים משותפים נדרשת לתפור חבילת שירותים על פי צרכי הלקוח. בבסיס- החבילה יהיו מגוון שירותי ניהול ואחזקת מבנים כפי שהם ניתנים לכל בניין. בחלק המתקדם- מדובר על מגוון השירותים שועד הבית מעוניין שהחברה תיקח על עצמה כחברת ניהול בתים משותפים. ניתן להבחין בין שתי סיטואציות שונות, בין בניין חדש לעומת בניין ותיק. הואיל ובהתאם לסוג הבניין נדרשת הערכות שונה. 

השירותים הבסיסיים הינם: ניקיון וגינון, אחזקה ותיקון תקלות, שירותי שמירה ובעלי מקצוע ספציפיים כמו מציל במידה ונדרש, גביית דמי ועד, ביצוע ביקורות כנדרש, ניהול ספקים ובעלי מקצוע.

כשחברת ניהול בתים משותפים מתחילה לנהל בניין היא נדרשת לעשות מספר פעולות שונות המבדילות בין סוג הבניין ותיק לעומת חדש. ישנה חשיבות לשים דגש על פעולות אלו וועד הבית צריך לסייע לחברת ניהול בתים משותפים ככל שניתן על מנת להשלים זאת. להלן הפעילויות לפי סוג בניין:

בניין ותיק וקיים

  • בדיקת מצב התשתיות והמערכות בבניין תוך כדי מיפוי בעיות ותקלות.
  • בדיקת כל חוזי ההתקשרות הקיימים עם ספקים, חברות שירות ובעלי מקצוע.
  • קבלת נתוני מידע וקשר אודות כל הדיירים, סטטוס גביית דמי ועד ומצב חייבים ומפרים.
  • קבלת דו"ח מאזן הוצאות והכנסות ועד הבית של השנה קודמת והשנה נוכחית.
  • בניית תוכנית עבודה לניקוי ואחזקת הבניין על פי נקודות לשיפור ושימור שהועברו.

בניין חדש

  • הכרה אישית עם צוות הקבלן בבניין, ספקים, נותני שירות, יועצי תכנון ופיקוח. הכנת רשימת אנשי קשר מסודר לצורך העבודה השוטפת איתם.
  • בניית תקציב הכנסות והוצאות לשנה ראשונה, פרסום והתחלת גביית דמי ועד.
  • פתיחת חשבון בנק וקביעת דמי ועד עפ"י חישוב של הוצאות שוטפות.
  • הגדרת מספר פרויקטים לשדרוג התשתיות בבניין, הגשת מספר הצעות מחיר וגביית התשלום מהדיירים. 
  • קבלת שטחים משותפים, תשתיות ומערכות הבניין מהקבלן. הקפדה על קבלת תיק מתקן לכל מערכת הכולל תעודת אחריות ושמירת כל המסמכים במקום מרוכז. מומלץ לבצע סריקה של כל המסמכים על מנת לשמור אותם כקבצים.
  • קביעת נהלים ותקנון לניהול הבניין ופרסומו.
  • קבלת הדרכה וביצוע תפעול שוטף למערכות הבניין.
  • ביצוע בדיקה וריכוז רשימת ליקויים בבניין במקביל לעבודה ישירה מול הקבלן לתיקון הליקויים.

לקוחות מספרים

קבלו מדריך במתנה לועדי בתים לניהול הבניין בראש שקט

דילוג לתוכן