בניינים רבים עוברים היום לניהול ע"י חברות ניהול. המגמה תופסת תאוצה ואנו מקבלים כל יום פניות הן מבניינים חדשים לפני אכלוס והן מבניינים ותיקים שלועד הבית נמאס לעסוק בכך ואין מתנדבים להחליף אותו. לרוב אנחנו פוגשים את הצדיק האחרון שנשאר בועד וגם הוא לא רוצה להמשיך לעסוק בכך.
לאחרונה פנה אלינו חבר ועד יחידי שנשאר וביקש שננהל עבורו את הבניין. ביצענו הערכת מצב והתברר שהוא לא מנהל בכלל את המערכות והתשתיות כנדרש – ישנן ביקורות חובה שלא בוצעו, אין ביטוח לבניין, אין אחזקה מינימלית של מערכות, הגביה לא מנוהלת היטב אבל הניקיון והגינה בסדר. זה מצב טיפוסי של בניינים שלא מנוהלים ולא מתוחזקים.
למראית עין של אדם מהרחוב הכל בסדר אבל במבט של איש מקצוע כמעט הכל לא בסדר. מישהו בועד הימר על חשבון הדיירים. חס וחלילה אם יקרה משהו אז במקרה הטוב זה יגרם בנזק כספי. אבל, ישנה גם אפשרות, אמנם קטנה, שכל דיירי הבניין יצטרכו לשלם הון למשל במקרה ביטוחי משמעותי. כשל במערכת המים בבניין יכול גם להיות לא נעים ולגרום לדיירים להפסקת מים לזמן רב.
ישנה חשיבות לשני הצדדים להגדיר מראש את סל השירותים שיהיה תפור בצורה נכונה לצרכי הבניין עפ"י הניסיון של חברת הניהול ובהתאם לצרכי הועד והדיירים. ישנם נושאים שבולטים וידועים לכל כגון: ניקיון, גינון, תאורה וריח טוב בלובי הכניסה. אבל, ישנה חשיבות לבדוק ולהתמקד גם בנושאים הנסתרים מעיניי כולם. נושאים שהינם משמעותיים לתפקוד הבניין בשוטף ובחירום וכן לשמירת תקינות וכשירות הבניין שנים רבות קדימה בעלויות אחזקה נמוכות תוך שמירת ערך הדירות.
ועד הבית מחויב לבדוק לעומק ולוודא שהוא שוכר את שירותיה של חברת ניהול בניינים שמסוגלת לטפל בכל המורכבות והאתגרים בצורה מקצועית ואיכותית. אך, אסור לו להשאיר את ההבנות באוויר והוא מחויב לסכם בכתב את מפרט השירותים בהתאם. חברת ניהול מקצועית תדע להיערך בהתאם ולבנות את צוות העובדים היעיל והאפקטיבי הנדרש על פי הסיכום הנ"ל ותאתר את בעלי המקצוע הנדרשים לכל מה שיידרש.
מהם השירותים הבסיסיים הנדרשים לבניין?
חברת ניהול מקצועית תמפה את צרכי הבניין ותתאים לו את סל השירותים הבסיסיים הנדרשים לו מתוך המגוון הרחב של השירותים הבאים:
- שירותי ניקיון – הניקיון יבוצע עפ"י תוכנית ברורה הכוללת תכולה ותדירות של ביצוע כל סוגי עבודות הניקיון בכל השטחים הציבוריים בבניין . התוכנית תפורסם לדיירים על גבי לוח המודעות ובקבוצת הוואטסאפ. התוכנית תכלול גם שירותי ניקיון מיוחדים בהתאם לסיכום עם הועד כגון ניקוי החניון, חלונות, מדרכות, החצר, ואופן השימוש במכונות ניקיון.
- שירותי גינון – שירותי הגינון יוגדרו עפ"י כמות הביקורים בחודש ותכולת שתילת הצמחים לה זכאים הדיירים כחלק מהתכולה הבסיסית.
- שירותי אחזקה בסיסית –יש להגדיר את תדירות ביצוע אחזקה שוטפת מונעת לכלל המרכיבים בבניין כגון חיזוק ושימון אביזרי פרזול כגון ידיות, מנגנוני נעילה, מחזירי דלת.
- אחזקת מערכות ותשתיות – יש להגדיר תוכנית אחזקה תקופתית לכל המערכות והתשתיות בבניין לצורך שמירה על תקינותם והקטנת בלאי. במסגרת זאת יפורטו הביקורות והטיפולים הנדרשים עפ"י היצרן והפרקטיקה. מדובר על מערכות כגון מעליות, משאבות מים, מערכות כיבוי אש, חשמל, גנרטור, מיזוג אויר ומערכות אשפה.
- אחזקת תקלות שבר – יש להיערך למתן מענה לתקלות בלתי צפויות שקורות לעיתים עפ"י רמת החומרה שלהן. למשל נזילה מצינור, גוף תאורה שרוף, סתימה בביוב, מעלית תקולה.
- ביקורות חובה – ישנן מספר ביקורות שיש חובה לבצען על פי התקנים שפורסמו כמחייבים. למשל ניקוי וחיטוי מאגרי מים, מגוון ביקורות כיבוי אש, ביקורת מהנדס למעליות.
- ביצוע טיפולים – ישנם טיפולים הכרחיים לביצוע חלקם חובה כגון: ניקוי וחיטוי מאגרי המים לצורך שמירה על בריאות הדיירים, טיפולים למערכות כגון מעליות וגנרטור כדי לשמור על תקינותם ואורך חיים ארוכים, ואף טיפולים לשמירה על איכות חיים כגון הדברת מקקים ומילוי מפיצי ריח.
- מוקד שירות לקוחות – יש לתת מענה לפניית הדיירים לחברת הניהול בכל האמצעים הנהוגים כיום: מענה טלפוני אנושי 24/7, וואטסאפ, מייל ואפשרות לפתיחת תקלה באינטרנט. יש לפרסם לדיירים את כל ערוצי התקשורת הנ"ל. וואטסאפ הינו האמצעי האפקטיבי ביותר היות והוא מאפשר תקשורת שוטפת ונוחה עם יכולת שליחת תמונות וסרטונים לתיעוד הפניה.
- שירותי גבית דמי ועד – כיום גביית תשלומי דמי ועד הבית מהדיירים מנוהלים באמצעות אפליקצית גביה, דבר המאפשר לשלם במגוון אמצעים: צ'קים, כרטיס אשראי, העברות בנקאיות והוראות קבע. האפליקציה מאפשרת מתן קבלה דיגיטלית על התשלום ישירות למייל של הדייר.
- ניהול נותני שירות ובעלי מקצוע – חברת הניהול אינה יכולה להחזיק את כל הידע הנדרש לטיפול ותיקון כלל המערכות והתשתיות בבניין ולכן עליה להזמין כחלק משירותיה גורמים חיצוניים לטיפול בכך. דרך ההתקשרות הנפוצה עם נותני השירותים ובעלי המקצוע הינה על בסיס חוזה שירות שנתי ו/או בתשלום לכל קריאת שירות.
מהם השירותים המיוחדים שיש לשים עליהם דגש?
ישנם שירותים נוספים שאינם נפוצים בכל הבניינים ויש לשקול את הצורך בהם בהתאם לאופי הבניין. שירותים מיוחדים אלו בדרך כלל נתפרים במיוחד לצרכי הלקוח ויש לצפות מחברת הניהול להציע סל של שירותים אלו בגמישות מלאה בהתאם לצרכי הלקוחות.
- שירותי אבטחה או פקיד קבלה לבניין – שירות זה נפוץ בעיקר בבנייני יוקרה ובבנייני משרדים והוא כולל פקיד קבלה בכניסה לבניין למשך שעות העבודה שיוגדרו במדויק. לעיתים נדרש איוש 24 שעות ביממה ולעיתים פחות. יתכן ומסתפקים בשומר אחד ולעיתים רוצים יותר. עמדת שמירה סטדנרטית כוללת מצלמות טלויזיה במעגל סגור, זיהוי והכנסת אורחים לבניין או לחניון על פי המדיניות שנקבעה, ביצוע סריקות שוטפות לאיתור בעיות ולמניעת פריצות.
- אחזקת מתקנים מיוחדים – בבנייני יוקרה בעיקר ישנם חדרי כושר, בריכה, סאונה ומועדון דיירים הדורשים ניהול ואחזקה בהתאם. בריכה למשל דורשת מפעיל בריכה ומציל.
- שירותי אב בית – במודל עבודה זה ישנו איש אחזקה בבניין במשך שעות קבועות בד"כ במרבית ימי השבוע במטרה לתת מענה ושירות מהיר לכל הנדרש בבניין. זאת בניגוד למודל בו מבוצעת אחזקה על ידי צוות שמגיע לפי התוכנית לבניין ולא נמצא בו באופן קבוע. אב בית קבוע מאפשר להתמקצע טוב יותר באחזקת וניהול הבניין ונותן לדיירים ולועד מענה מהיר מאוד תוך בניית קשר אישי ויחסי עבודה בריאים עם הדיירים.
- שירותי מנהל בניין – בבנייני יוקרה בעיקר בהם נדרשת רמת שירות הגבוה ביותר, נהוג למנות מנהל בניין בנוסף לאיש האחזקה. מנהל זה הינו האחראי הראשי לתפקוד כל הצוות של העובדים בבניין ויש לו סמכויות לקבל החלטות בהתאם לסיכום בין הועד לחברת הניהול. המנהל נמדד על עמידת חברת הניהול בתכולה שנקבעה בהסכם לשביעות רצון הדיירים והועד.
- ניהול פרויקטים – מעת לעת ישנו צורך לבצע משימות מסוג פרויקטים בעלי זמן, תקציב ותכולה מוגדרים. למשל התקנה חדשה, שיפוץ או שדרוג מערכת וכדומה.
איך מתנהלת חברת ניהול מקצועית והוגנת?
חברת ניהול הוגנת תדאג לבנות הצעת מחיר מלאה הכוללת חלוקת אחריות מלאה למשימות ניהול והאחזקה השונות, וכן תפרט בטבלה ברורה את כל מרכיבי העלויות לשירותים השונים אותם היא מציעה תוך פירוט המחיר עצמו. חברת ניהול מקצועית תדאג לכלול את כל המרכיבים הנדרשים לצרכי הבניין על מנת להבטיח לכם שביעות רצון וראש שקט ותמנע הפתעות בהמשך.
ועד בית חכם ידאג לשמר את ההצלחות שלו – במידה ויש לו בעלי מקצוע איכותיים שהוא עבד איתם בעבר כגון קבלן ניקיון, גנן או בעל מקצוע ספציפי למשאבות אזי הוא יכול לדרוש מחברת הניהול להתגמש ולהמשיך לעבוד עם אותם בעלי מקצוע וקבלי משנה שהוא מעדיף.
לסיכום, סל השירותים המומלץ לניהול ואחזקת הבניין יקבע על ידי ועד הבניין בתיאום עם חברת הניהול. ישנם שירותים בסיסיים וישנם שירותים מיוחדים. חברת ניהול מקצועית והוגנת תדע לבנות תכולת שירותים המתאימה לצרכי הועד הן הפונקציונאליים והן הכספיים משיקולי עלות מול תועלת. ישנה חשיבות לשים דגש לא רק על מה שרואים אלא גם על הטיפולים והביקורות למערכות והתשתיות הנסתרות לעין. דבר זה יבטיח את הכשירות והבטיחות של הבניין במינימום הוצאות ולאורך זמן. בניין שמנוהל נכון יאפשר איכות חיים לדיירים ולאורחים, יבטיח ראש שקט לועד הבית וישמור על ערך הדירות לשביעות רצון בעלי הדירות.
**אחזקת תקלות שבר – הכוונה לטיפול ותיקון תקלות הנובעות מכשל או בלאי של מערכות במבנה. לדוגמא : תיקון נזילה, תיקון בעיית חשמל, החלפת רכיב במערכת. לרוב מדובר במקרים בלתי מתוכננים הדורשים טיפול בהתאם לרמת הדחיפות של התקלה. לרוב התקלות יטופלו במסגרת סבב אחזקה אך יתכנו מצבים של תקלות שבר דחופות ביותר בהן נדרשת יהיה להגיע מידית לטיפול בהן ולצורך כך חברת הניהול נדרשת להחזיק אנשי מקצוע בכוננות למקרים אלו. יש להגדיר בהסכם את רמת השירות של חברת הניהול ואחזקת המבנים למקרה של תקלת שבר בהתאם לדחיפותה. למשל, מהם זמני התגובה במקרה חירום כגון: הפסקת לחץ מים, בעיית בטיחות, הפסקת חשמל או נזילה חמורה.
