בחירת חברת ניהול הינה תהליך משמעותי בחיי הבניין ויש לו השלכות רבות. בחירה שגויה תבוא לידי ביטוי בפגיעה באיכות החיים של הדיירים ותגרום לכאב ראש גדול לועד הבית. באופן טבעי כשבוחרים חברת ניהול סומכים עליה ומעבירים אליה סמכויות ואחריות לנושאים רבים בחיי הבניין. במידה והיא כושלת בתפקודה אזי תהיה פגיעה משמעותית בתפקוד הבניין. כשמדובר על בניין חדש הנזק הוא פי כמה היות וחברה חדשה נדרשת לבצע תהליך קליטה מסודר של הבניין מהקבלן ואי ביצוע התהליך יגרום לחורים רבים בהכרת הבניין ותיעודו, דבר שיבוא לידי ביטוי אח"כ בחוסר ידע ויכולת לנהל באופן נכון ויעיל את הבניין.
לעיתים קרובות אנחנו מתבקשים להחליף חברת ניהול שלא היו מרוצים ממנה. לרוב מספיק סיור אחד קצר בבניין כדי לקבל תמונה ברורה של ממדי הבעיות בבניין: רכזת כיבוי אש עם התראות לטיפול, חוסר בביקורות חובה וטיפולים חיוניים לציוד הבניין, מערכות חירום שאינן מופעלות או תקולות וגם הזנחת הטיפול באביזרי חשמל ותאורת חירום אשר עלולים להשפיע על הבטיחות בבניין. בבניינים חדשים אנחנו נתקלים במקרים של ביצוע תהליך קבלת הבניין באופן רשלני שגורם להימצאות תקלות שלא טופלו, לחוסר תיעוד וחוסר בציוד שאח"כ משפיע לאורך שנים ועולה כסף רב לדיירים.
איזה יכולות צריך לחפש בחברת ניהול מוצלחת?
חברת ניהול מוצלחת תייצר איכות חיים גבוהה לדיירים וראש שקט לועד הבית במגדלי מגורים ומשרדים ותאפשר להם להנות מפירות הנכס ולהשביח את ערכו. ישנן מספר יכולות חשובות שנדרש לבחון שהן קיימות בחברת הניהול המועמדת לבחירה. יש לבחון הימצאות יכולות אלו במסגרת תהליך הצעת המחיר של החברה ממנה אפשר להתרשם מאוד ביחס להתנהלות החברה וכן לפנות ללקוחות אחרים של החברה ולבקש חוות דעת. היכולות המשמעותיות להצלחת חברת הניהול הן:
- מחויבות לשביעות רצונכם המלאה – חברת הניהול נדרשת לפעול בגישה חיובית של איך לפתור בעיות, לעשות את המשימות ולתת מענה לצרכי הבניין תוך עבודה בשיתוף פעולה מלא עם הועד. המבחן האמיתי שלה יהיה בנושאים דחופים ובדרישות לא שגרתיות.
- ניסיון רלוונטי בניהול ואחזקת מבנים – ככל שיש לחברה יותר ניסיון זה משמעותי ומעיד על יכולתה לתת שירות טוב ויציב לאורך זמן ולא לתפקד חלקית או להעלם תוך זמן קצר. כמובן שחשוב לוודא שהיא בעלת ניסיון רלוונטי למערכות ותשתיות בבניינים דומים לשלכם.
- יכולת מקצועית ויסודית – יש לצפות מחברת הניהול לפעול בצורה נכונה מקצועית ויסודית כנדרש תוך עמידה במחויבויות ובתקנים לניהול ואחזקת מבנים, זאת על מנת להבטיח לכם ראש שקט ואיכות חיים בבניין.
- מחירים הוגנים עם איכות עבודה גבוהה בתמורה – ישנה חשיבות לבצע עבודות באופן איכותי בבניינים ולצורך כך יש לצפות מחברת הניהול לתת שירות ומענה מקצועי איכותי במחירים הוגנים הן בשוטף והן עבור פרויקטים.
- כתובת אחת לכל הנושאים – יש לוודא שחברת הניהול יודעת לספק את כל השירותים הנדרשים לבניין על מנת לקבל מענה מלא מגורם אחד שאחראי מקצה לקצה. דבר זה יתרום לכם לראש שקט ולא תצטרכו לדאוג ולהתעסק בנפרד עם גורמים שונים ולשלם להם בנפרד.
- זמינות 24/7 ובמיוחד עבור תקלות קריטיות – ניהול מבנים דורש מענה מלא בכל שעה על מנת שהדיירים יקבלו את כל השירותים החיוניים הנדרשים בבניין והן למקרה של תקלות חמורות העלולות לקרות בכל רגע, במקרה שכזה עיכוב מגדיל את הנזק למשל במקרה של הצפה. חברת הניהול חייבת להפעיל מוקד שירות שפועל 24/7 ולתת מענה לכל פניה ובעיה בהתאם לדחיפותה.
- שקיפות מלאה ויחסי אמון – יש לצפות מהחברת ניהול לעדכן באופן שוטף את הועד ואת הדיירים בכל הנושאים הרלוונטיים, להוציא דו"חות סטטוס ולשתף בכל דילמה, מידע חשוב או בעיה את כל מי שנדרש. הועד והדיירים צרכים להרגיש בטחון שהם מעודכנים ויודעים את כל מה שנדרש להם לדעת בבניין. הועד צריך להיות מעורב ולקבל את כל ההחלטות שבסמכותו.
- יחס אישי ויכולת אסקלציה במקרה הצורך – הנהלת חברת הניהול צריכה להיות נוכחת בשטח ואנשי הועד צרכים להכיר אותה ולדעת למי לפנות במקרה הצורך. נציגי חברת הניהול נדרשים להשתתף בישיבות הועד כפי שידרש על יד הועד.
- יושרה בטיפול בכספים – ככל שחברת הניהול נדרשת להתעסק עם כספי הדיירים כך יש לבחון אותה יותר לעומק מבחינת ניהול תקין. רצוי מאוד שחשבון הבנק של הועד יהיה על שמו וכל הכספים יופקדו שם ורק נציגי הועד יוכלו להוציא כספים מהחשבון. הועד נדרש לבצע מעקב אחר הגביה באופן שוטף ולוודא שהסכומים שנגבו מהדיירים אכן מופקדים בחשבון הבנק.
הערכים והעקרונות שיש לחפש בחברת ניהול
יש לצפות מחברת ניהול מבנים לפעול על בסיס עקרונות וערכים על מנת לתת רמת שירות גבוהה לניהול מבנים. ישנם דרישות וסטנדרטים גבוהים שנדרש לעמוד בהם בתחום זה על מנת להבטיח את איכות החיים לדיירים בבניין וראש שקט לועד, להלן תיאור ערכים ועקרונות אלו:
- בטיחות בניהול מבנים – הבטיחות היא מעל הכל. חברת ניהול מחויבת לשמור על בטיחות של הדיירים, האורחים, בעלי המקצוע והעובדים הנמצאים בבניינים ובמתקנים השונים הקשורים להם. זאת עפ"י ההנחיות והתקנים השונים בתחום הבטיחות וגיהות.
- התאמת חבילת השירות לצרכי הלקוח – יש להתאים את סל השירותים לבניין בהתאם לצרכים ורמות השירות הנדרשות. יש לצפות שתבוצע חשיבה והתאמה נכונה על מנת להבטיח שביעות רצון גבוהה אך ללא עודף תכולה שאינה נדרשת.
- זמינות 24/7 – ועד הבית והדיירים צרכים להרגיש שהם אף פעם לא לבד. חברת הניהול צריכה לעמוד לשירותם ברגעים הקשים בהם יש תקלה חמורה הפוגעת באיכות החיים או בבטיחות בבניין וגורמת לכאב ראש לדיירים ולועד. ברגעים אלו נמדדת החברה במהירות התגובה והמענה המקצועי לבעיה.
- מקצועיות ומקצוענות – חברת הניהול נדרשת להעסיק בשירותיה עובדים, בעלי מקצוע, ספקים ונותני שירות מהטובים בשוק שהינם הוגנים ומקצוענים. זאת במטרה לספק שירותים איכותיים בצורה יעילה ואפקטיבית עם מינימום פגיעה באיכות החיים בבניין.
- עמידה בדרישות החוק – חברת ניהול נדרשת לפעול כנדרש על פי החוק, להוציא חשבוניות עבור תשלומים, לדווח כנדרש לרשות המיסים, להיות בעלת רישיון קבלן שירות ממשרד העבודה בהתאם לסוג העובדים אותם היא מעסיקה, להיות בעלת ביטוחים כנדרש ולמלא אחר הוראות החוק הנוגעים לדיני עבודה. ועד הבית נדרש לוודא שהחברה פועלת כך.
לסיכום,
ניהול מבנים הינו מרכיב משמעותי ביצירת איכות חיים בבנייני מגורים. לא פשוט לקבל החלטה ולסמוך על החברה שאיתה רוצים לעבוד. מה גם שבשוק פועלות מגוון סוגי חברות, ותיקות וחדשות, עם תכולת שירותים שונה ומגוונת ועם שונות במחירים כך שקשה להשוות ביניהן.
ועד הבית צריך לבצע תהליך בחירה חכם ולבחור בחברה אמינה, הוגנת, מקצועית וזריזה. לצורך כך עליו לעשות סקר שוק, להתייעץ עם לקוחות אחרים ולבקש פרטים מהחברות השונות לניהול מבנים לפני שהוא מקבל החלטה. ניתן גם לשכור יועץ חיצוני שייסע בתהליך הבחירה.
בחירה לא נכונה בחברת ניהול מבנים תוביל להוצאות מיותרות, חוסר טיפול בבעיות ותקלות, ואף יכולה להביא לסכסוכים בין חברי הועד. חברת ניהול מבנים איכותית תתרום לא רק לשביעות רצון של כולם אלא גם לשמירה על ערך הנכס.
** זמינות 24/7 – הכוונה זמינות לתת שירות 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע. כלומר יכולת לתת שירות גם מעבר לשעות העבודה הרגילות ביום. בתחום של ניהול מבנים ישנה חשיבות לתת שירות בכל שעה למקרים דחופים כגון תקלות חמורות שמשביתות מערכות קריטיות. לצורך כך חברת הניהול חייבת להפעיל מוקד שירות שפועל 24/7 ולתת מענה לכל פניה ובעיה בהתאם לדחיפותה.
