תוכן עניינים
מדיניות ניהול חשבון הבנק של ועד בית
ויגרופ חברת אחזקה לבניין נוהגת להמליץ לועד הבית לפתוח חשבון על שם ועד הבית שאליו יופקדו כל כספי גביית דמי הועד. מחשבון זה מומלץ לבצע הוראת קבע לתשלום כלל חשבונות הבניין הקבועים כגון: חשמל, ביטוח, שירות למעליות, קווי תקשורת והסכמי שירות למיניהם.
לרוב החשבון יהיה בשליטת ועד הבית ובאחריותו. אבל, במידה והדיירים מחליטים ניתן יהיה להעביר את הסמכויות לאחריות חברת אחזקה לבניין ולהגדיר יחד איתה מדיניות ברורה של שימוש בכספים, מול מועדי דיווח תקופתיים לגבי מצב חשבון, הכנסות והוצאות וחובות פתוחים.
ההמלצה שלנו היא שזכות החתימה בחשבון הבנק של הועד והוצאת כספים מחשבון ועד הבית תתאפשר אך ורק ע”י חתימת מורשי חתימה מנציגות הדיירים. אך, ישנם מקרים שועד הבית מעוניין שחברת אחזקה לבניין תחתום בשמו על התשלומים. לכן, במקרה זה ישנה חשיבות להגדיר מראש איזה הוצאות כספים מאושרות לביצוע באופן עצמאי ואיזה מותנות באישור הועד. יש להגדיר מדיניות אישורי חתימה על פי מהות ההוצאה וגובה ההוצאה, כך שהוצאות שוטפות וידועות מראש יהיו באישור אוטומטי של חברת אחזקה לבניין. כנ"ל לגבי הוצאות לא מתוכננות נמוכות עד לסכום שיקבע עם ועד הבית אשר יהיו גם כן מאושרות לביצוע מראש. אך, להוצאות מעבר למפורט תהיה חובת אישור בנוהל ברור ומתועד של נציגות הדיירים כפי שיקבע.
ככל שיש לחברה סמכויות להוציא כספים ולחתום באופן עצמאי יהיה חשוב שהיא תפרסם לעיתים קרובות יותר דו"חות כספיים מפורטים לעיון ועד הבית והדיירים. אנו ממליצים לעשות זאת כל רבעון ואף לסכם לפני תחילת שנה תקציב שנתי מאושר על ידי שני הצדדים לשנה הבאה, כשמבוצע דיווח במהלך השנה יש לבצע אותו אל מול התקציב על מנת לקבל סטטוס ולוודא שלא חורגים מהתקציב.
שיטות גביית דמי ועד בית
שירות גביית דמי ועד בית או מיסי ועד הבית הינו חלק משירותיה של חברת אחזקה לבניין. בעידן הנוכחי חברת אחזקה לבניין שמכבדת את עצמה משתמשת באפליקציה לניהול הגביה של דמי הועד ומאפשרת מספר ערוצי תשלום שונים שעיקרם הוראת קבע, העברה בנקאית, צ'קים ואשראי. ניהול הגביה באפליקציה ממוחשבת מאפשרת לבצע מעקב ובקרה אחר מצב הגביה, להחזיק בסיס מידע מנוהל של כל הדיירים, להוציא דו"חות סטטוס, הודעות ואישורי גביה ממוחשבים מהירים ולשלוח תזכורות והתראות לדיירים חייבים. רצוי לשתף במידע את חברי הועד על מנת לאפשר שקיפות מלאה לגבי מצב הגביה.
ישנה חשיבות לאפשר לחברת הניהול להיכנס ולצפות בפעולות בחשבון הועד ישירות דרך האפליקציה של הבנק שזה דבר שיאפשר לעדכן ולבצע מעקב הדוק אחר מצב תשלומי דמי ועד הבית. מידע זה יאפשר לחברה להוציא מידית אישורים על תשלום, בתנאי שניתן לזהות את פרטי מבצע התשלום. לכן, חשוב להדגיש לדיירים שמבצעים העברה בנקאית או מפקידים מזומן לרשום בהערה את מספר הדירה וחודש התשלום או לחילופין לשלוח אישור ביצוע הפקדה למוקד השירות של החברה.
דגשים להסכם העבודה עם חברת אחזקה לבניין
ועד הבית חייב לשים דגש על מספר דברים לפני שהוא חותם הסכם עם חברת ניהול ואחזקה. חברת אחזקה לבניין הינה בעלת ניסיון בתחום ובדרך כלל עושה שימוש בחוזה סטנדרטי. אך, הדבר אינו מבטיח את זכויות בעלי הדירות וההבנות שהושגו עם ועד הבית. לכן, חשוב לקרוא ולוודא שהחוזה משקף את ההבנות בין הצדדים. להלן מספר דגשים חשובים בעניין זה:
- חתימה הדדית – יש לוודא ששני הצדדים חותמים על ההסכם ושכל אחד מקבל עותק מההסכם בדיוק כמו בכל חתימה על חוזה אחר.
- תכולה מלאה – יש לוודא שההסכם כולל את כלל מרכיבי השירות עליהם סוכם, שהוא נותן מענה לצרכים שלהם ומפרט התחייבויות הדדיות של שני הצדדים לצורך כיום ההסכם. ההסכם צריך להיות מפורט מרמת תוכנית הניקיון לדוגמה כמה פעמים מנקים את הקומות בשבוע ועד איזה דיווחים כספיים חברת הניהול צריכה לפרסם. ויגרופ חברת אחזקה לבניין נוהגת לפרסם טבלת חלוקת אחריות ברורה המגדירה בבירור על מה אחראי כל צד בהסכם ומהן ההוצאות שהוא נדרש לשלם בהתאם. דרך זו מונעת אי הבנות בעתיד.
- אפשרות יציאה – יש לוודא שבהסכם יש אפשרות יציאה וביטול ההסכם באופן הדדי תוך חודש או מקסימום חודשיים ממועד העברת הודעה של אחד הצדדים. יש לאפשר לכל צד לצאת מההסכם במידה ואינו מרוצה מכל סיבה שהיא.
- תשלום חודשי – יש לוודא שהתשלום לחברת הניהול יהיה בסוף החודש ולאחר קבלת השירות. אך מצד שני יש להגדיר יום בחודש שעד אליו יועבר התשלום לחברת אחזקה לבניין כדי שתוכל לעמוד בהתחייבות שלה מול ספקים.
- ביטוח – זהו עניין רציני ויש להבהיר בצורה חד משמעית מי אחראי לבטח מה. ויגרופ חברת אחזקה לבניין נוהגת לבטח את עצמה כחברה אבל מחייבת את הבניין להחזיק ביטוח משלו לכל מקרה חס וחלילה שיכול לקרות.
- יחסי עובד מעביד – יש לוודא שההסכם מתייחס לסוגיה הזאת. מה שנהוג הוא שכל העובדים הינם עובדי חברת אחזקה לבניין והיא משחררת את הועד מכל יחסי עובד מעביד עם עובדי החברה. החברה צריכה להצהיר שהיא משלמת לפחות שכר מינימום, מפרישה לעובדים תגמולים לרבות תשלום פיקדון לעובדים מסתננים זרים, נותנת הוצאות שכר לעובדים ומנהלת ספרים כחוק.
- תיעוד חשבוניות מס וקבלות – ועד הבית גוף הפועל מתוקף החוק עם מחויבויות ברורות ואחריות אישית. משכך, הוא מחויב כלפי הדיירים בניהול כספים. ישנה חשיבות גבוהה שיבוצע תיעוד מלא לכל הוצאה, במיוחד לתשלום לחברת אחזקה לבניין היות והינו מרכיב מהותי בהוצאות הדיירים.
