בטח גם אתם שמעתם על חברות ניהול חאפריות שלא מבצעות מקצועית את מה שצריך ואף לעיתים פועלות באופן לא אחראי. יש בתחום מישהו שאפילו אומר שהן לא חאפריות אלא משוגעות. למה הכוונה? לצערנו במהלך הזמן נתקלנו במספר חברות ניהול ואחזקת בניינים שפעלו בצורה חסרת אחריות לחלוטין. להלן מספר דוגמאות:
- במגדל של 18 קומות עם עשרות דירות גילינו ביומנו הראשון כשהגענו לבצע חפיפה ולהחליף את חברת הניהול הקיימת כי רכזת גילוי אש כבויה לחלוטין! – מיד פעלנו להפעיל אותה ולתקן את הרכיבים התקולים בה.
- במתחם מגורים בעל 100 יחידות דיור שהתחלנו לנהל גילינו כי לא בוצע ניקוי וחיטוי למאגרי המים במשך כשנתיים ולכן הדיירים חשופים לסכנת זיהום מי השתיה. מיד פעלנו לבצע זאת למען בריאות הדיירים.
- בבניין חדש שהתבקשנו להציע הצעת מחיר להחלפת החברה הנוכחית עקב אי שביעות רצון ממנה גילינו שלא פיזרו את ציוד כיבוי האש בכל העמדות כיבוי אש בבניין כחצי שנה לאחר איכלוסו. הסברנו והתראנו מיד בפני הועד לטפל בכך. מדובר על הזנחה חמורה שבעת שריפה לא יהיה ציוד לכיבוי בהישג יד. הדבר יכול לעלות בחיי אדם ואף לחוסר כיסוי ביטוחי במקרה שריפה.
- בבניין ותיק שהועבר לניהול שלנו התברר שכל המשאבות לכיבוי אש יצאו מכלל שימוש עקב הזנחתן ואי הפעלתן באופן שוטף. המשמעות היא שבעת הצורך לא יהיה לחץ מים מספק לכיבוי השריפה. נאלצנו להיכנס לפרויקט להחלפת המשאבות עקב כך.
אפשר לסכם את הדוגמאות בכך שיש חאפרים שקוראים לעצמם חברות ניהול ולא נותנים שירות איכותי אבל ישנם גם כאלה שפשוט משוגעים. חברות אלו קוראות לעצמן חברות ניהול אבל הן מתנהלות בצורה פושעת בניגוד לחוק ולתקנים, זאת בחסות הסכם עם ועד הבית שחושף גם את ועד הבית לאחריות אישית במקרה זה ומסכן משמעותית את הדיירים שישנים בשקט על פצצה מתקתקת בבניין.
המצב בשוק מאפשר לחאפרים לנהל בניינים
עם התפתחות הבניה לגובה בישראל החלו לצוץ חברות ניהול רבות בזמן שאין עדיין חקיקה המסדירה את תחום חברות ניהול ואחזקת מבנים. ישנן חברות אחראיות ומקצועיות אך לצערנו התווספו לשוק גם גורמים לא אחראיים שפועלים ללא ידע מספק ואף נותנים איכות שירות ירודה שגורמת לנזקים בבניינים ולפגיעה בתדמית הענף כולו. חברות לא מקצועיות אלו מתפקדות באופן לקוי וגורמות לחיכוכים, בעיות ותלונות על התפקוד היומיומי שלהן ולעיתים אף חמור מכך, ההתנהלות הלא מקצועית שלהן גורמת לנזקים פיזיים בתשתיות ומערכות בבניין שעלולות לפגוע בתקינות ובטיחות הבניין ולהוביל להוצאות כספיות גבוהות שיהיו על חשבון הדיירים.
באחריות הדיירים והועד לזהות ולהימנע מבחירת חברת ניהול ואחזקת בניינים שאינה מקצועית. לעיתים קשה לזהות זאת בתחילת הדרך עם חברה חדשה. ועדי בתים רבים לוקחים צעד אחורה כאשר ישנה חברת ניהול וסומכים עליה יותר מדי. ההמלצה החשובה שלנו בעניין היא לא להפסיק אף פעם לבצע מעקב ולדרוש דו"חות מחברת הניהול בבניין על מנת לעמוד מקרוב על תפקודה.
איך להימנע מליפול בפח של חברות ניהול לא מקצועיות
בעבר כשהיה ועד בית בלבד ללא חברת ניהול השליטה הייתה בידיים של הועד. דיירי הבניין יכלו להשפיע מקרוב גם אם לא הסכימו עם כל מהלך שהועד ביצע, התקשורת והשקיפות היו גבוהים לאור העובדה שהועד גר בבניין והנגישות אליו היא מידית הן בפגישה אקראית בבניין והן במרחק של דפיקה על דלתו. הפיקוח של כולם היה הרבה יותר מקרוב והבקרה על הכסף הייתה בידיים של הדיירים והועד.
בעידן החדש חברת הניהול נטלה את כל הפעילות לידיה וכעת חובה על ועד הבית ליצור מנגנוני פיקוח, בקרה ומעקב אחר פעילותה. הדבר בעיקר קריטי כדי לזהות מהר ככל האפשר כל סטייה מהדרך הנכונה של חברת ניהול מקצועית ואמינה ולשים לב למקרים של חברות ניהול ואחזקה שמבטיחות הרים וגבעות אך בפועל מתרשלות ומחפפות. מדובר על אתגר שהינו באחריות הועד אבל עם מודעות והבנה בסיסית אפשר לבצע אותו בהצלחה.
ועד הבית והדיירים צרכים להבין שהידע שלהם מוגבל במיוחד בכל מה שקשור למערכות ההנדסיות והתשתיות שאינן גלויות לעין לעומת שירותי ניקיון וגינון. מערכות אלו מיועדות לחירום, לתפקוד שוטף בטוח ותקין ולאיכות חיים בכלל. ניהול ואחזקה לקויים של מערכות אלו מביא גם לתקלות שוטפות בהווה ולכשלים בטווח ארוך הגורמים להוצאות כספיות מיותרות. זאת אחת הסיבות המרכזיות לחשיבות פיקוח, בקרה ומעקב אחר חברת הניהול ובמילים אחרות לוודא שמישהו דואג לאינטרסים של ועד הבית והדיירים.
פיקוח, בקרה ומעקב אחר חברת הניהול
הדרך המומלצת לועד הבית לנהל את פעילות חברת הניהול בבניין היא לדרוש באופן שוטף סט של מסמכים ודיווחים ולדאוג לסעיף בהסכם ההתקשרות שדורש זאת ממנה על מנת למנוע מחלוקות בעניין. חברת ניהול אחראית ומקצועית מתנהלת כך ולכן זה המבחן הבסיסי שהיא תסכים לכך ותבצע זאת. להלן רשימה מקוצרת של המסמכים והתיעוד שנדרש לעמוד על כך שתקבלו מחברת הניהול:
- תוכנית ניקיון – סיכום תכולת הניקיון ברמה יומיומית בכל אחד מימי השבוע, וכלל פעולות הניקיון התקופתיות שיבוצעו בכל חודש, רבעון ושנה.
- תוכנית אחזקה – רשימה מפורטת של כל משימות האחזקה וחלוקת האחריות לגביהן והאם הן כלולות או בתשלום נוסף בהתאם להסכם.
- רשימת ביקורות – ישנן מספר ביקורות חובה לביצוע בבניין בהתאם למערכות והתשתיות בו. יש לוודא שחברת הניהול מבצעת את כל מה שנדרש ובכפוף לעלויות שיסוכמו איתה.
- טבלת מעקב ביצוע – פרסום דו"ח מעקב ביצוע חודשי לכל משימות האחזקה המונעת והמתוכננת לרבות תאריכי ביצוע, ממצאים ועלויות נוספות במידה ונדרשו.
- דו"ח תקלות חודשי – רשימת תקלות וליקויים שטופלו במהלך החודש ועלויות נוספות במידה ונדרשו.
- מעקב פרויקטים – דו"ח סטטוס פרויקטים לשינויים ושיפורים בבניין.
- דו"ח הוצאות חברת ניהול – פירוט מדויק חודשי של כל ההוצאות הרלוונטיות להסכם הניהול לצורך אישור לפני תשלום והוצאת חשבונית מס קבלה.
- דו"ח גביה –דו"ח סטטוס חודשי עבור גביית דמי ועד וסטטוס הטיפול בחייבים.
- דו"חות ספציפיים לבניין חדש – עבור בניין חדש שנמצא בשלב האכלוס וקבלתו מהקבלן נדרש לבצע מעקב אחר נושאים נוספים. לאור חשיבות העניין אנו נרחיב על מידע זה בפוסטים נפרדים שמתחילים בכותרת – קבלת בניין חדש מקבלן.
איזה מסמכים ואישורים יש לדרוש מחברת ניהול
חברת ניהול מקצועית תחזיק על שמה מספר אישורים מסודרים שחשוב לוועד הבית לבדוק כאשר הוא מתקשר איתה. מסמכים אלו מעידים על רמת הרצינות והאחריות של החברה הן כלפי העובדים שלה והן כלפי הועד והדיירים, זאת במטרה להגן עליהם מפני תביעות בעתיד. להלן רשימת האישורים שכדאי לוודא שיש לחברת הניהול:
- אישור קבלן שירות בתחום הניקיון ו/או השמירה– חברה שמעוניינים להעסיק יותר משני מנקים או עובדים בשמירה מחויבת ברישיון מטעם משרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים, לפי חוק העסקת עובדים על-ידי קבלני כוח אדם, התשנ"ו – 1996.
- פוליסות ביטוח לחברה – חברת ניהול מקצועית תחזיק על שמה שלושה סוגי ביטוחים – ביטוח חבות מעבידים, ביטוח צד ג' וביטוח אחריות מקצועית.
** קבלן שירות בתחום הניקיון ו/או השמירה – פעילות כקבלן כח אדם ו/או קבלן ניקיון ו/או קבלן שמירה או אבטחה ללא רישיון היא עבירה על החוק. תקנות העסקת עובדים על ידי קבלני כוח אדם, תשנ”ו – 1996 מסדירות את קבלת רישיון קבלן שירותי ניקיון ו/או שמירה ו/או אבטחה.
מדינת ישראל יזמה מהלך זה במטרה לשמור על זכויות העובדים ולהסדיר את התחום. חברה המעוניינת להגיש בקשה לרישיון נדרשת לבצע תהליך מסודר, שנמשך כשלושה חודשים, במהלכו החברה נדרשת למלא מספר רב של מסמכים המעידים בין השאר על ניסיון, העדר הרשעה פלילית, קיום תנאים פיזיים ואף להפקיד ערבות בנקאית כערובה למילוי התחייבויותיה כלפי העובדים. ועד הבית נדרש לוודא שחברת הניהול המועסקת עבורו כקבלן שירות עומדת בתקנות והינה בעלת האישורים הנדרשים כחוק. אחרת הועד והדיירים עוברים על החוק ואף עלולים להיות חשופים בעתיד לתביעה של עובד שעבד בבניין מטעם חברת הניהול.
